Заверяй, но проверяй: как работают машиночитаемые доверенности

С 1 сентября вступает в силу новая схема электронного документооборота, которая стала как проще, так и строже. Теперь при подписании документов от имени компании ее сотрудники будут использовать свою личную электронную подпись, а не подпись, выданную организацией. Для подтверждения права на подписание будет использоваться машиночитаемая доверенность (МЧД). В прошлом году был проведен эксперимент с использованием МЧД, и с тех пор более тысячи компаний убедились в том, что отчетность бизнеса стала более прозрачной и организованной. Давайте разберемся, как это происходит и почему стоит доверять этому цифровому нововведению.

Безопасность превыше всего

Машиночитаемая доверенность – это файл XML, который содержит информацию о руководителе предприятия, полномочиях работника и сроке действия доверительных отношений. Каждой МЧД присваивается уникальный идентификатор, который невозможно подделать.

С марта 2022 года можно было оформить МЧД на бухгалтера или другого ответственного сотрудника, но это не было обязательным по закону. Многие продолжали использовать старые сертификаты, оформленные на начальника, или дубликаты закрытых ключей подписи руководителя, которые могли быть украдены. В таких случаях возникали проблемы с финансовой безопасностью, особенно при хакерских атаках на серверы предприятия или при сделках, заключенных сотрудниками без ведома начальства.

С целью обеспечения безопасности операций с электронными документами и уменьшения рисков подделки или путаницы была внедрена машиночитаемая доверенность. Без нее подпись рабочих электронных документов будет считаться недействительной. С 1 сентября заканчивается переходный период, и МЧД становится неотъемлемой частью любого производственного процесса.

Многоступенчатый контроль

Теперь, когда подписываются электронные документы от имени организации или индивидуального предпринимателя, сотрудники должны использовать усиленную квалифицированную электронную подпись физического лица (УКЭП). Это означает, что они должны использовать свою персональную УКЭП, а не УКЭП, выданную на сотрудника организации. Работодатель оформляет машиночитаемую доверенность. Сотрудник заверяет документы своей личной УКЭП и прикладывает машиночитаемую доверенность – она автоматически подтверждает его полномочия действовать от имени организации или индивидуального предпринимателя.

Доверенность может быть выдана на любой срок, однако если у обладателя доверенности лишаются права на подписание, например, при увольнении, то доверитель в любой момент может отозвать машиночитаемую доверенность.

Новые правила распространяются на сотрудников, которые участвуют в юридически значимом процессе обработки документов внутри компании, таких как представление отчетности в электронной форме, взаимодействие с налоговыми и государственными органами, участие в торгах или подписание документов с контрагентами.

Имеющимся у МЧД “единоличным исполнительным органам” (генеральным директорам и индивидуальным предпринимателям) новые правила не применимы. Они будут продолжать подписывать документы с использованием электронной подписи своей организации, что вполне логично.

Доверительная база

Наиболее простым способом заказать МЧД является использование портала госуслуг. Через него представитель компании или ИП сможет подавать заявления и оформлять документы на «Госуслугах». Для этого руководитель организации должен зайти в свой личный кабинет, перейти в раздел «Доверенности и доступы», затем в «Делегирование полномочий» и создать новую доверенность. При создании доверенности необходимо заполнить все поля и визировать ее собственной УКЭП. После этого доверенность отправляется в головной Удостоверяющий центр ФНС, что позволяет сформировать единую базу МЧД.

Аналогично, чтобы отозвать доверенность, нужно отправить заявку на ее отмену и визировать УКЭП руководителя.

Важно: с введением Межведомственного центра документооборота (МЧД), электронная подпись, ранее использованная сотрудниками юридического лица при подписании документов от имени организации, станет недействительной. С 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры будут выпускать только электронные цифровые подписи для физических лиц, и такие подписи будут работать только при наличии МЧД. Электронные подписи, выданные сотрудникам до этой даты, будут действительны без МЧД в течение еще одного года – до 31 августа 2024 года.

Эти изменения не касаются Удостоверяющих центров ФНС, которые выдают Удостоверения квалифицированной электронной подписи (УКЭП) для руководителей компаний или индивидуальных предпринимателей: такие подписи можно использовать до истечения срока действия их сертификатов.

Масштаб имеет значение

Ожидается, что Министерство по внутренним делам, выпущенное на «Госуслугах» в едином формате, разработанным Министерством цифрового развития Российской Федерации, будет использоваться при взаимодействии с любыми контрагентами и органами власти — с налоговой службой, Федеральной службой государственной статистики, Социальным фондом России, Единой государственной автоматизированной информационной системой, таможней и другими учреждениями.

Можно оформить Министерство по внутренним делам и прямо на сайте Федеральной налоговой службы. Здесь есть два вида доверенностей: B2B подходит для обмена электронными документами между организациями, а B2G — для предоставления отчетов налоговой службе. В зависимости от задачи выбирайте подходящий вариант.

Также возможно создание МЧД через интернет-ресурс Социального фонда России, где можно скачать загрузочный файл АРМ Доверенность. Также можно воспользоваться услугами провайдера ЭДО или внешних сервисов, таких как «Контура», «Такскома», СБИС, 1С. Кроме того, существует возможность использовать готовый модуль и составить доверенность в привычном интерфейсе вашей информационной ECM-системы, если такая опция имеется. Однако крупным компаниям обычно требуется время для настройки такого функционала, так как выпустить многочисленные экземпляры МЧД с периодическим отзывом или передоверием не так просто.

Приложить для порядка

При подписании документов на основе доверительной основы рекомендуется прикладывать МЧД. Существует несколько способов сделать это.

Первый способ – прикрепить файл с доверенностью к пакету подписанных документов. Чтобы избежать необходимости каждый раз повторно прикладывать МЧД, можно разместить ее в системе хранения доверенностей и заключить соглашение с контрагентом. Просто предоставьте МЧД один раз и укажите в соглашении, где она хранится и как ее найти.

Другой способ – указать номер доверенности, присвоенный ФНС. Получатель сможет проверить по этому номеру срок действия МЧД, наличие необходимых полномочий у подписанта и достоверность электронной подписи руководителя. Также это позволит скрытно убедиться в возможности заключить честную сделку.