Как заверить копии документов у нотариуса и самостоятельно по новым правилам в 2023 году

В случае, если контрагент выражает желание получить копию устава, или необходимо сделать ксерокопию трудовой книжки для оформления льгот, мы расскажем вам о безошибочном способе заверить дубликаты указанных документов и других аналогичных ситуациях.

В статье рассказывается:

Заверенная копия: что это, зачем и кому нужна

Заверенная копия — это дубликат оригинального документа, который содержит отметку о своей подлинности. Печать или подпись уполномоченного лица подтверждает, что информация, содержащаяся в копии, соответствует оригиналу.

Запросить копию в любое время могут юридические лица и индивидуальные предприниматели, хотя реже — физические лица. Копии, не имеющие штампа о заверении, не обладают юридической силой.

В 2018 году вступили в силу изменения в ГОСТ Р 7.0.97-2016, касающиеся оформления документации. Теперь не обязательно ставить штамп “Копия верна”, однако необходимо указывать на копиях адрес, по которому хранится оригинал. Многие до сих пор не знают об этих нововведениях и тратят время на исправление ошибок.

Заверение документов для физических лиц

Людям, не связанным с бухгалтерией, чаще всего приходится удостоверять копии официальных документов в следующих ситуациях:

Если вы работаете по найму, ваш работодатель может заверить копию вашей трудовой книжки для оформления кредита. Однако подлинность копий паспорта и других личных документов может подтвердить только нотариус. Если вы не работаете официально, но вам нужна заверенная копия книжки, вам также следует обратиться к нотариусу.

При обращении в нотариальную контору вам достаточно иметь при себе паспорт и оригиналы документов, которые необходимо скопировать и заверить. Сотрудники сами выполнят все необходимые процедуры и поставят отметку о подлинности. Главное – документы должны быть целыми, не заламинированными и не содержать никаких изменений или исправлений. В противном случае вам может быть отказано в предоставлении услуги.

В случае наличия оригиналов, нотариус имеет возможность усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) заверить электронные версии документов либо их фотокопии.

Заверение дубликатов документов юридических лиц и ИП

В сфере коммерции существуют два вида копий документов: внутренние и внешние (исходящие).

Внутренние копии представляют собой дубликаты бумажных документов, которые создаются для передачи в другие отделы и подразделения.

Для подтверждения подлинности документов на бумаге нет специального поля. Главное условие – четкое чтение реквизитов:

На внутренних копиях не требуется ставить печать. Предполагается, что сотрудники компании должны знать подписи руководителей отделов и этого будет достаточно для подтверждения.

Для учета всех тонкостей документооборота требуется значительное количество усилий и времени. Однако, помимо этого, собственное дело часто требует дополнительных финансовых вложений. Распределите финансовую нагрузку с помощью карты “Халва”.

Для передачи копий сторонним организациям используют внешние копии, которые заверяют оттиском печати, если таковая имеется. Кроме того, на бумажном носителе указываются данные о месте нахождения оригинала (отдел или подразделение), номер дела согласно номенклатуре, индекс и год создания. При нанесении печати необходимо учесть, чтобы оттиск не перекрыл подпись заверителя копии.

Как заверить несколько страниц одного документа

Для того чтобы удостоверить многостраничный документ, необходимо сшить его листы. На задней стороне последнего листа следует закрыть узелком из бумажной наклейки, где лента переплетает страницы.

На этой наклейке указываются следующие данные:

Заверитель должен расписаться на наклейке и поставить печать на листе таким образом, чтобы часть подписи и оттиска находились непосредственно на самом листе.

Крайне важно, чтобы на поле с информацией о заверении не было никаких помарок и повреждений. В противном случае налоговая служба не признает отчет, суд не примет договор в качестве доказательства, а нотариус откажется регистрировать сделку.